Verknüpfung von Prozess- und Kontrollmanagement
In vielen Unternehmen sind Kontrollen nicht eng genug mit den Geschäftsprozessen verknüpft, die sie absichern sollen. Dadurch fehlt häufig die notwendige Transparenz darüber, welche Risiken durch welche Kontrollen abgedeckt werden.
Machen Sie den Selbsttest und finden Sie heraus, wie gut Prozesse und Kontrollen in Ihrem Unternehmen tatsächlich ineinandergreifen und wo noch Lücken bestehen.
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Prozess-Kontroll-Verknüpfung
2 Fragen
Aktualität bei Prozessänderungen
Risikoabdeckung der Kontrollen
Auditfähigkeit & Nachweisführung
Schulungen als Kontrollaktivität
In vielen Unternehmen basiert das Interne Kontrollsystem noch auf dezentral gepflegten Tabellen und Insellösungen. Das erschwert eine einheitliche Sicht auf Risiken und Kontrollen und macht es aufwendig, Informationen aktuell zu halten. Die KPMG-Studie „Digitalisierung des IKS“ beschreibt papierbasierte Kontrollhandlungen, manuelle Dokumentenablagen und unterschiedliche Reifegrade als große Herausforderungen, vor denen Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihres Internen Kontrollsystems stehen.
95 Prozent der Unternehmens- und Betriebsleiter sagen, dass klar definierte Prozesse entscheidend für die Erreichung von Transformationszielen sind.
GBTEC Report 2025
Nur 17 Prozent der Unternehmen arbeiten auf dem höchsten KI-gestützten Reifegrad – 8 von 10 haben noch Verbesserungspotenzial.
29 Prozent der Unternehmen arbeiten mit einer einzigen, verknüpften, aktuellen Informationsquelle für alle Prozesse.
48 Prozent kämpfen mit der Automatisierung von Prozessen – und schöpfen dadurch ihr operatives Potenzial nicht aus.
Nur 49 Prozent der Unternehmensleiter berichten, dass ihre Prozesse vollständig mit der Unternehmensarchitektur ausgerichtet sind.
83 Prozent sind überzeugt: Unternehmensarchitektur ohne Prozessverankerung ist kostspielige Orientierungslosigkeit.
78 Prozent sagen, dass die unternehmensweite Prozesssichtbarkeit durch Tool-Fragmentierung und isolierte Verantwortung verloren geht.
87 Prozent sagen, dass agentische KI strukturierte, gesteuerte Prozesse benötigt, um maximalen Wert zu liefern.
61 Prozent planen, agentische KI in ihre Betriebsabläufe in den nächsten zwei Jahren zu integrieren.
84 Prozent sind überzeugt: Operative Komplexität und mangelnde Transparenz sind die größten Bremsen der Transformation.
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In Ihrem Unternehmen laufen Prozess- und Kontrollmanagement weitgehend unabhängig voneinander. Kontrollen werden oft von anderen Bereichen gesteuert als die Prozesse, die sie eigentlich absichern sollen. Dadurch gibt es keine systematische Verbindung zwischen beiden Welten. Auch der Bezug zu konkreten Risiken ist bei vielen Kontrollen unklar oder nicht definiert. Schulungen zu kontrollrelevanten Themen werden meist separat erfasst und haben keinen erkennbaren Bezug zu den jeweiligen Kontrollen. Etablieren Sie eine durchgängige Struktur, die sicherstellt, dass Kontrollen die richtigen Risiken adressieren und bei Veränderungen angepasst werden.
Kontrollen und Prozesse werden in der Regel von unterschiedlichen Bereichen ohne systematische Abstimmung gesteuert. Die Kontrolllandschaft ist zudem stark fragmentiert und wird über Excel-Listen, Dokumente oder E-Mails verwaltet. Dadurch fehlt eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Kontrollen und den konkreten Prozessschritten, die sie absichern sollen. Es ist häufig unklar, ob und wo eine Kontrolle im Prozess überhaupt wirksam wird.
Beginnen Sie damit, die wichtigsten Kontrollen den jeweiligen Prozessen und idealerweise auch einzelnen Prozessschritten zuzuordnen. Schaffen Sie hierfür zunächst eine zentrale und übersichtliche Dokumentation, bevor Sie die Verknüpfung weiter ausbauen.
Prozessänderungen und Kontrollanpassungen sind in der Regel nicht aufeinander abgestimmt. Es existiert kein strukturierter Prozess, der sicherstellt, dass betroffene Kontrollen bei Veränderungen aktualisiert werden. Die Anpassung von Kontrollen erfolgt daher meist mit sehr hohem manuellem Aufwand und erfordert umfangreiche Koordination zwischen verschiedenen Bereichen.
Führen Sie für ausgewählte Kernprozesse einen Review-Prozess ein, im Rahmen dessen auch die betroffenen Kontrollen geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Viele Kontrollen wurden ohne einen klaren Bezug zu einem konkreten Risiko definiert. Es ist daher oft unklar, welche Risiken durch welche Kontrollen tatsächlich adressiert werden. Eine systematische Prüfung, ob die vorhandenen Kontrollen die wesentlichen Risiken abdecken, findet in der Regel nicht statt.
Definieren Sie für die wichtigsten Kontrollen, welches Risiko sie konkret abdecken sollen, und dokumentieren Sie diesen Bezug nachvollziehbar.
Nachweise für Kontrollen sind häufig über verschiedene Systeme, E-Mails und Dokumente verteilt und teilweise nur schwer oder gar nicht auffindbar. Eine schnelle und lückenlose Bereitstellung von Nachweisen ist im Prüfungsfall daher meist nicht möglich.
Schaffen Sie für die prüfungsrelevantesten Kontrollen eine zentrale Ablage oder Übersicht, aus der Nachweise schneller und zuverlässiger abgerufen werden können.
Es gibt keine systematische Dokumentation darüber, wer welche kontrollrelevanten Schulungen absolviert hat. Schulungen werden nicht als Kontrollmaßnahmen betrachtet, sondern stehen meist vollkommen losgelöst vom Internen Kontrollsystem.
Führen Sie zunächst eine zentrale Dokumentation von Schulungen ein und definieren Sie, welche Weiterbildungen für welche Kontrollen relevant sind.
87 % der Führungskräfte sagen, dass agentenbasierte KI strukturierte und gesteuerte Prozesse benötigt, um Mehrwert zu liefern — und 78 % glauben, dass KI in Organisationen ohne professionelles Prozessmanagement nicht effektiv sein wird. Der Einsatz von KI-Agenten würde derzeit eher operative Risiken schaffen als Mehrwert liefern.
Sie dokumentieren Kontrollen und Prozesse bereits. Diese Aufzeichnungen existieren jedoch größtenteils unabhängig voneinander und sind nur lose oder gar nicht miteinander verbunden. Die Verknüpfung zwischen Kontrollen und Prozessen ist oft nur auf einer allgemeinen Ebene vorhanden, nicht aber bis auf einzelne Prozessschritte heruntergebrochen. Auch die Aktualisierung von Kontrollen bei Prozessänderungen erfolgt meist manuell und mit Verzögerung. Arbeiten Sie an der Nachvollziehbarkeit und Aktualität Ihres Internen Kontrollsystems.
Kontrollen sind Prozessen in der Regel zugeordnet, meist jedoch nur auf einer allgemeinen Ebene. Eine Kontrollübersicht in Form einer Tabelle oder Liste existiert zwar, diese ist jedoch nicht direkt mit der Prozessdokumentation verbunden. Dadurch fehlt eine präzise und nachvollziehbare Verankerung der Kontrollen in den einzelnen Prozessschritten.
Verknüpfen Sie Kontrollen gezielt mit einzelnen Prozessschritten und dokumentieren Sie diese Beziehung eindeutig. Starten Sie mit den risikorelevantesten Abläufen.
In Ihrem Unternehmen existiert zwar ein definierter Ablauf für die Aktualisierung von Kontrollen, dieser ist jedoch zeitintensiv und fehleranfällig. Eine Anpassung erfolgt meist nur dann, wenn Abhängigkeiten im laufenden Betrieb erkannt werden. Änderungen erfolgen daher oft mit Verzögerung und erfordern einen hohen manuellen Koordinationsaufwand.
Optimieren Sie den bestehenden Aktualisierungsprozess, indem Sie die Abstimmung zwischen Prozess- und Kontrollverantwortlichen strukturieren und den manuellen Aufwand durch Tool-Unterstützung reduzieren.
Bei den wichtigsten Kontrollen ist in der Regel nachvollziehbar, welches Risiko sie adressieren. Bei vielen anderen fehlt dieser Zusammenhang jedoch oder wurde nicht festgehalten. Teilweise gibt es Hinweise auf Lücken in der Kontrollabdeckung, eine systematische Prüfung findet jedoch nicht regelmäßig statt.
Priorisieren Sie die Risikozuordnungen bei den Kontrollen mit dem höchsten Risikopotenzial und dokumentieren Sie diese nachvollziehbar.
Die Zusammenstellung auditrelevanter Nachweise erfordert meist einen hohen manuellen Aufwand. Eine zentrale und jederzeit verfügbare Nachweisstruktur fehlt weitgehend. Zwar existiert eine Risiko-Kontroll-Matrix, diese wird jedoch nur unregelmäßig gepflegt, sodass ihre Aktualität und Vollständigkeit nicht garantiert werden können.
Schaffen Sie eine zentrale Ablage für die wichtigsten Nachweise und stellen Sie sicher, dass die Risiko-Kontroll-Matrix regelmäßig aktualisiert wird.
Schulungen werden in einem separaten System (z. B. HR-Tool) erfasst, stehen jedoch in keinem prozessualen Zusammenhang mit internen Kontrollen. Sie werden nur teilweise als Kontrollmaßnahmen eingesetzt. Eine systematische Verbindung zwischen Schulungen und Kontrollwirksamkeit fehlt.
Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Schulungen und den wichtigsten Kontrollen, indem Sie diese Zuordnung dokumentieren und nachvollziehbar machen.
Teilweise Bereitschaft ist die gefährlichste Ausgangslage — sie vermittelt den Eindruck von Einsatzbereitschaft, ohne die notwendige Governance für einen sicheren Einsatz zu schaffen. Die Studienlage ist eindeutig: Schließen Sie zuerst die Lücken in Ihrer Prozessstruktur, bevor Sie KI-Initiativen skalieren.
Sie haben für einige Prozesse und Kontrollen bereits eine dokumentierte und nachvollziehbare Verknüpfung geschaffen. Die Verbindung zwischen Prozessen, Risiken und Kontrollen ist in den wesentlichen Bereichen vorhanden und wird auch regelmäßig gepflegt. Dennoch ist die Aktualisierung von Kontrollen bei Prozessänderungen noch nicht durchgängig automatisiert. Nachweise für Kontrollen können in der Regel zeitnah bereitgestellt werden, ein zentraler und jederzeit abrufbarer Single-Point-of-Truth fehlt jedoch noch. Insgesamt sind Sie auf einem guten Weg, haben aber noch nicht den Grad an Automatisierung erreicht, der bei kurzfristigen Prüfungen oder schnellen Veränderungen den meisten Mehrwert bietet.
Die Abhängigkeiten zwischen Kontrollen und Prozessschritten sind für die wichtigsten Abläufe bereits präzise dokumentiert und nachvollziehbar. Ihre Kontrolllandschaft wird in einem dedizierten IKS-Tool verwaltet, das jedoch vom Prozessmanagement-System separiert ist. Dadurch fehlt eine durchgängige Integration, und die Verknüpfung ist bei weniger priorisierten Prozessen oft noch lückenhaft.
Stellen Sie eine direkte Verbindung zwischen dem IKS-Tool und dem Prozessmanagement-System her, um die Verknüpfung auch für weitere Prozesse konsistent und aktuell zu halten.
Sie aktualisieren Kontrollen bei Prozessänderungen bereits teilweise softwareunterstützt. Dennoch sind noch viele manuelle Schritte erforderlich, was den Aufwand erhöht und Fehlerquellen schafft. Eine durchgängige Automatisierung ist noch ausstehend.
Prüfen Sie, inwieweit weitere Prozesse und Kontrollen mithilfe geeigneter Tools abgeglichen werden können, um den Arbeitsaufwand weiter zu reduzieren.
Bei den wichtigsten Kontrollen ist klar ersichtlich, welches Risiko sie adressieren. Eine systematische und kontinuierliche Prüfung der Risikoabdeckung von Kontrollen findet jedoch noch nicht statt. Sie wird eher punktuell als durchgängig überprüft.
Etablieren Sie eine regelmäßige Überprüfung der Risikoabdeckung als fixen und wiederkehrenden Prozess.
Nachweise für Kontrollen können in der Regel nach einer kurzen Vorbereitungszeit bereitgestellt werden. Eine Risiko-Kontroll-Matrix existiert für die wichtigsten Bereiche und wird regelmäßig gepflegt. Dennoch fehlt eine vollständige, jederzeit abrufbare Nachweisstruktur. Die Bereitstellung von Kontrollnachweisen ist daher noch teilweise von manuellen Schritten und der Verfügbarkeit einzelner Personen abhängig.
Bauen Sie eine zentrale und jederzeit verfügbare Nachweisstruktur auf, um die Abhängigkeit von manuellen Vorbereitungen und einzelnen Personen weiter zu reduzieren.
Schulungen werden im Fachbereich dokumentiert, sind aber nicht allen relevanten Kontrollen zugeordnet. Für ausgewählte risikorelevante Bereiche werden Schulungen bereits gezielt als Kontrollmaßnahme eingesetzt. Eine durchgängige und systematische Verknüpfung mit allen relevanten Kontrollen ist jedoch noch nicht vorhanden.
Erweitern Sie die Zuordnung von Schulungen zu Kontrollen auf alle wesentlichen Prozessschritte und stellen Sie sicher, dass diese Verbindung auch gepflegt wird.
Teilweise Bereitschaft ist die riskanteste Ausgangslage — sie vermittelt den Eindruck von Einsatzbereitschaft, ohne die notwendige Governance für einen sicheren Einsatz zu schaffen. Die Studie ist eindeutig: Schließen Sie zuerst die Lücken in Ihrer Prozessstruktur, bevor Sie KI-Initiativen skalieren.
Herzlichen Glückwunsch! Prozesse, Risiken und Kontrollen sind in Ihrem Unternehmen bereits eng und systematisch miteinander verzahnt. Jede Kontrolle ist einem konkreten Prozessschritt und einem klar definierten Risiko zugeordnet, und diese Zuordnungen werden aktiv gepflegt. Bei Prozessänderungen werden die betroffenen Kontrollen im System erfasst und die notwendigen Anpassungen angestoßen. Schulungen zu kontrollrelevanten Themen sind direkt mit den jeweiligen Kontrollen verknüpft und werden als integraler Bestandteil des Kontrollsystems risikobasiert gesteuert. Nachweise sind zentral abgelegt und jederzeit abrufbar. Ihr Internes Kontrollsystem ist damit kein isoliertes Compliance-Instrument mehr, sondern ein aktives Steuerungsinstrument, das eng mit der operativen Prozess- und Risikosteuerung verbunden ist.
Die Kontrolllandschaft wird in einer integrierten Plattform verwaltet, die eine direkte Verbindung zwischen Kontrollen und Prozessen herstellt. Jede Kontrolle ist eindeutig konkreten Prozessschritten zugeordnet. Dadurch ist die Verknüpfung nicht nur dokumentiert, sondern auch jederzeit nachvollziehbar und aktiv nutzbar. Bei Prozessänderungen werden auch die dazugehörigen Kontrollen angepasst.
Nutzen Sie die bestehende Integration, um das Interne Kontrollsystem noch stärker in die operative Prozess- und Risikosteuerung einzubinden und die gewonnenen Erkenntnisse aktiv für Steuerungsentscheidungen zu nutzen.
Prozessänderungen werden im integrierten System abgebildet und die Anpassung der relevanten Kontrollen wird über einen etablierten Prozess angestoßen. Der manuelle Aufwand ist dadurch minimal und die Aktualität der Kontrollen ist weitgehend sichergestellt.
Prüfen Sie, ob die bestehende Automatisierung weiter ausgebaut werden kann, um auch komplexere Änderungen noch effizienter zu verarbeiten.
Jede Kontrolle ist einem klar definierten und dokumentierten Risiko zugeordnet. Die Risikoabdeckung wird kontinuierlich und systematisch überprüft und bei Bedarf angepasst. Insgesamt besteht ein hohes Maß an Transparenz darüber, welche Risiken durch welche Kontrollen adressiert werden.
Durch diese hohe Transparenz können Sie die Wirksamkeit der Kontrollen gezielt überwachen und weiter verbessern.
Alle auditrelevanten Nachweise sind zentral abgelegt und jederzeit abrufbar. Eine vollständige und stets aktuelle Risiko-Kontroll-Matrix ist fester Bestandteil Ihres Internen Kontrollsystems. Die Nachweisführung ist dadurch weitgehend unabhängig von manuellen Vorbereitungen und einzelnen Personen. Externe Prüfungen können mit geringem Aufwand unterstützt werden.
Stellen Sie sicher, dass die hohe Auditfähigkeit auch bei wachsender Komplexität und zunehmender Anzahl von Kontrollen erhalten bleibt, beispielsweise durch den weiteren Ausbau zentraler Dashboards und automatisierter Berichte.
Schulungen sind als auditfähige Aktivität direkt mit den jeweiligen Kontrollen verknüpft. Sie werden als fester und risikobasiert gesteuerter Bestandteil des Internen Kontrollsystems betrachtet und entsprechend geplant und durchgeführt.
Nutzen Sie die bestehende Verknüpfung, um die Wirksamkeit von Schulungen als Kontrollmaßnahme regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Vollständig bereit für agentenbasierte KI. Sie gehören zu den 48 %, die laut Studie über strukturierte, integrierte und steuerbare Prozessmodelle verfügen, die für den sicheren und skalierbaren Einsatz von KI-Agenten erforderlich sind.
